Literaire Studentenvereniging Flanor

(English below)

De functie van voorzitter kan best wel intimiderend overkomen, maar is tegelijkertijd ook wat moeilijker te omschrijven wat betreft concrete taken. Ik hoop dan ook dat deze blogpost hier wat meer inzicht in kan geven, maar twijfel ook vooral niet om me te appen of een mailtje te sturen als je nog vragen hebt, of kom een keer langs tijdens onze kantooruren!

Toen ik begon te informeren naar het doen van een bestuursjaar, was voorzitter een van de functies die me het meeste aanspraken (naast Commissaris van Interne Zaken, ook een erg leuke positie - lees vooral Bram’s blogpost!), maar ik besloot al snel dat dit toch wel heel intimiderend voelde. Pas aan het einde van het studiejaar, toen ons kandidaatsbestuur al grotendeels gevormd was, heb ik in overleg deze rol op me genomen. Ik voelde me prettig genoeg bij deze groep mensen dat ik het wel wilde proberen, en het bleek me gelukkig erg goed te bevallen!

Hoewel het klinkt alsof je als voorzitter de vereniging/het bestuur leidt, doe je in de praktijk natuurlijk alles samen. Je voornaamste taak is om overzicht te houden over al deze taken en te controleren of alles (goed) wordt uitgevoerd, waardoor je regelmatig bij je bestuursgenoten aanklopt om te vragen of alles goed gaat en of ze nog hulp kunnen gebruiken. Dit gaat over de concrete taken, maar ook voor persoonlijke dingen die effect hebben op bestuurstaken, kunnen de andere bestuursleden bij jou terecht (hoewel ze hiervoor natuurlijk ook naar de vertrouwenspersonen mogen gaan). Daarnaast verwerk je alle taken in de wekelijkse vergaderingen, waar je de agenda voor maakt en die je vervolgens voorzit. Drie keer per jaar (soms vaker) doe je dit ook op grotere schaal, tijdens de overdrachts-ALV’s en de halfjaarlijkse ALV. Dit brengt altijd wel wat spanning met zich mee, maar een goede voorbereiding is hier echt het halve werk, en het is elke keer weer erg satisfying om met de hamer te mogen slaan. 

De voorzitter is ook het eerste aanspreekpunt van een vereniging. Op het moment dat er onverwachts iets gebeurt of nog geregeld moet worden, ben jij de persoon die in actie moet komen (hoewel je in de praktijk natuurlijk ook vaak geholpen wordt door je bestuursgenoten). Bij de maandelijkse lezingen is het vaak de voorzitter die de spreker introduceert, en je onderhoudt het contact met de sponsoren van Flanor. Ook dit klinkt enigszins intimiderend, maar het komt er vooral op neer dat je opeens gezellig een kop thee zit te drinken met Anton Scheepstra van Uitgeverij Passage, of weer een bijzondere creatie van Max de Witte (eigenaar van De Graanrepubliek) voorgeschoteld krijgt. Ook wordt er contact gehouden met andere culturele verenigingen, en worden er momenten gepland door het jaar heen waarbij de voorzitters van deze verenigingen samen komen om tips & tricks uit te wisselen, of samen even te klagen over de lastigere aspecten van het bestuursleven. Ten slotte zul je ook meegaan naar gesprekken waarbij het handig is dat niet alleen een bepaalde functie, maar het hele bestuur gerepresenteerd wordt, zoals wanneer er overlegd wordt over een nieuw soort samenwerking met een externe partij, of wanneer er binnen de vereniging iets aan de hand is. Daarnaast ben ik dit jaar meegegaan met de vertrouwenspersonen toen zij cursussen over sociale veiligheid volgden die betrekking hadden op de hele verenigingscultuur.

Het voorzitterschap brengt een sterk gevoel van verantwoordelijkheid met zich mee, maar je hoeft dit absoluut niet alleen te dragen! Hoewel het soms een uitdaging is om het overzicht te behouden van alles wat er binnen een bestuur en vereniging gaande is, weet ik dat ik altijd op mijn bestuursgenoten kan rekenen, en wanneer ik even echt niet aanwezig ben, neemt Cynthia als vice-voorzitter mijn taken over. Daarnaast is het ook gewoon erg leuk om zoveel contact te hebben met mijn hen en met andere Flanorianen - ik geniet nog altijd het meest wanneer ik andere mensen het naar hun zin zie hebben op activiteiten, of enthousiast hoor praten over de vereniging. Flanor is voor mij heel snel een plek geworden waar ik me erg thuis ben gaan voelen, en het doen van een bestuursjaar is een perfecte manier om een (klein) steentje bij te dragen aan het voortbestaan van deze fantastische vereniging!

Liefs, 

Suzanne

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

The function of a chairperson can seem quite intimidating, but at the same time the concrete tasks that belong to it are a bit difficult to describe. While I hope this blog post is helpful in giving some insight into this position, please don’t hesitate to text me or send an email if you have any questions, or feel free to come by our office!

When I first started considering doing a board year, chair was one of the functions that appealed to me the most (apart from Commissioner of Internal Affairs, also a great function - please check out Bram’s blog post!), but I soon decided that this felt a bit too daunting. It wasn’t until the end of the academic year, when our candidate board was almost completely formed, that I took on this role, after careful debate and deliberation. I felt comfortable enough with this group of people to try it, and ended up really enjoying it!

Although the title of the function can make it sound like you’re leading the association/the board, in practice you’re of course working together to keep Flanor afloat. Your primary task as chair is to keep an overview of everything that needs doing or requires attention, and to check if everything happens as it should, which means that you’ll regularly be in touch with your fellow board members to ask how they’re doing and if they can use any help. This goes for concrete tasks, but other board members can also come to you with personal issues that can affect board-related tasks (although they are also welcome to talk to the confidential advisors if they prefer). Additionally, you incorporate these tasks into the agenda for the weekly board meeting, a meeting which you also lead. Thrice a year you’ll do this on a bigger scale as well, during the GMAs. These are always a bit stressful, but preparing well really is key here, and it’s very satisfying to be allowed to use the gavel again.

The chair is also the first point of contact for external parties. When something unexpected happens or something needs doing at the last minute, you’re the person to act (although in practice, your fellow board members will of course help where they can). During the monthly lectures, it is often the chair who introduces the guests, and you’re also the person to keep in touch with Flanor’s sponsors. Again, this sounds quite intimidating, but what it actually means is that you’re suddenly having tea with Anton Scheeptra (from Publishing House Passage) or getting to enjoy one of Max de Witte’s creative drinks (owner of de Graanrepubliek). You’ll also be in touch with other cultural associations - there are several meetings throughout the year when the chairs of these associations come together to exchange tips & tricks, or just to complain for a moment about the more challenging aspects of doing a board year. Finally, you’ll join meetings where it is relevant to represent the entire board, for instance when discussing a new type of collaboration with an external party, or when something is going on within Flanor. This year, I’ve also joined the confidential advisors in attending courses about social safety, since this information is relevant to the association as a whole.

Being chair brings with it a strong sense of responsibility, but you absolutely do not have to carry this alone! Although it can be a challenge to keep an overview of everything that is happening within a board and an association, it helps to know that I can always count on my fellow board members, and when I’m really unable to be present, I can rely on our vice-chair Cynthia to take over my tasks. Moreover, it’s just really great to see both them and other Flanorians so often - one of the best things about being a board member is seeing other members enjoy the activities, or be enthusiastic about the association. Flanor has very quickly become a place where I feel truly at home, and doing a board year is the perfect way to add to the continued existence of this wonderful association!

Love,

Suzanne